A Prefeitura de
Limeira, por meio da Secretaria Municipal de Administração, iniciou hoje, dia 28 de janeiro, um ciclo de reciclagem com os servidores das secretarias e autarquias para padronizar e trazer mais agilidade aos processos administrativos. Serão capacitados 300 funcionários até quinta-feira, dia 30. A Administração recebe, em média, 65 mil processos por ano e contabiliza hoje 196 mil processos em andamento. No arquivo, há 1,5 milhão de processos.
Essa será a primeira etapa de um trabalho que buscará ainda a digitalização dos processos do arquivo. Também já está em estudo uma lei municipal estabelecendo a temporalidade (prazos de guarda) do processo administrativo.
Segundo o secretário de Administração, Tercio Garcia, um dos objetivos da capacitação é realinhar as ações dos funcionários novos e antigos. “O servidor precisa conhecer seus direitos, deveres e a forma de abordagem ao contribuinte”, afirmou.
Para não prejudicar o trabalho das secretarias, o curso, de três horas de duração, foi dividido em seis grupos de 50 servidores.
Conforme Garcia, em breve o contribuinte também poderá acessar de forma online o andamento de seu processo, por isso a forma em que cada processo é encaminhado pelo servidor ganha importância. “Um encaminhamento errado atrasa o processo e pode gerar prejuízo ao interessado. Com a padronização, o trabalho ganha em agilidade, rapidez e eficiência.”
A troca de experiências entre os servidores também ajuda, já que podem tirar dúvidas e alinhar ações. Tudo isso incide diretamente na desburocratização, com soluções para problemas comuns. “A ideia é encontrarmos soluções pela integração no processo”, disse Garcia.
Uma dessas ideias é a descentralização do Núcleo de Protocolo. De acordo com a coordenadora do setor, Eliane Cristina dos
Santos Rocha, quatro secretarias já receberam balcões para os contribuintes protocolarem suas requisições diretamente no setor responsável.
O protocolo na Secretaria de Planejamento e Urbanismo já recebe demandas referentes a construções; na Secretaria de Administração, por meio do Departamento de Gestão de Suprimentos, documentos de pregões e licitações; na Secretaria da Fazenda, pelo Departamento Tributário, autos e notificações internas e a Secretaria de Assuntos Jurídicos mandados judiciais. “Tudo isso é para a agilidade do processo administrativo”, afirmou Eliane.
A transparência é outro objetivo da padronização dos processos e a Secretaria de Administração estuda ainda como preservar essa história. “Há documentos de valor histórico e outros não. É preciso temporalizar e já estamos pensando em uma lei municipal, até para reduzir o espaço do arquivo, digitalizando os processos”, falou o secretário.
Os servidores que participaram da capacitação aprovaram a iniciativa. Para a coordenadora do Almoxarifado, Luciene Cristina Dias, os funcionários carecem de conhecimento e a participação de todos é essencial. “Isso também incentiva os servidores, que sabem que estão sendo cuidados.”
A coordenadora de Recursos Humanos, Roseli de Almeida Ramos, disse ainda que o conhecimento ajuda o próprio funcionário a tornar mais rápido e prático o processo administrativo.
